Cómo configurar el horario de reservas de tu restaurante

El horario de reservas no es el horario de apertura

Que tu restaurante abra de 13:00 a 16:00 y de 20:00 a 24:00 no significa que puedas aceptar una reserva a las 23:45. El horario que debe configurarse para las reservas es el de servicio real: la última hora a la que cocina acepta comandas y la sala puede completar un turno con calma, no la hora a la que cierras la puerta.

Define los turnos de comida y cena por separado

Comida y cena casi nunca funcionan igual: duran distinto, tienen distinta demanda y a veces hasta distinto aforo si por la noche sumas la terraza. Configurarlos como dos bloques independientes, cada uno con su hora de inicio y su última entrada, evita que el sistema ofrezca huecos de comida que en realidad pertenecen a la operativa de cena.

Dentro de cada bloque conviene ir un paso más allá y reflejar los turnos de mesa que ya usas en sala: así la agenda online respeta la misma rotación con la que trabajas cada día, en vez de abrir un hueco cada quince minutos sin relación con cuánto tarda realmente una mesa en liberarse.

Marca los días de cierre antes de que alguien reserve en ellos

Un lunes de descanso, las vacaciones de verano o un cierre por reforma deben bloquearse en el calendario de reservas el mismo día que los decides, no la semana antes de que lleguen. Si el sistema sigue ofreciendo esas fechas, vas a tener que llamar a cancelar reservas que nunca debieron aceptarse, y eso siempre cae peor que no haber podido reservar desde el principio.

Aperturas especiales: cuando el horario cambia solo un día

Nochevieja, un puente o un evento privado piden lo contrario: un horario distinto solo para ese día, aunque el resto del año sigas con tu calendario normal. Tratar estas fechas como una excepción configurada aparte, y no como un ajuste manual de última hora, es lo que permite preparar las fechas fuertes con el mismo cuidado que un servicio cualquiera.

Deja margen entre la última reserva y el cierre de cocina

La última reserva del día no debería coincidir con la hora de cierre de cocina. Si cocina deja de servir a las 23:00 pero el horario permite reservar hasta esa misma hora, cualquier imprevisto (una mesa que llega tarde, una comanda que se complica) empuja el cierre real más allá de lo previsto. Dejar quince o veinte minutos de margen evita que el último turno se viva con prisas.

Revisar el calendario junto al plano de sala antes de publicarlo ayuda a detectar huecos que sobre el papel cuadran pero que, mesa por mesa, no tienen aforo real detrás.

• Hora de inicio y última entrada de cada turno, no solo la hora de apertura.
• Días de cierre fijo (festivos semanales, vacaciones) marcados con antelación.
• Aperturas o cierres especiales de un solo día, configurados aparte del calendario normal.
• Margen entre la última reserva aceptada y el cierre real de cocina.

Qué hacer si cambias el horario con reservas ya hechas

Si decides acortar un turno o adelantar el cierre después de que ya haya reservas confirmadas para esa franja, el calendario no las borra solo; alguien tiene que avisar a esos clientes y ofrecerles otra hora. Por eso conviene fijar los horarios con margen desde el principio y tocarlos lo menos posible una vez que la gente ya está reservando sobre ellos, reservando el cambio de última hora para lo que de verdad lo necesite, como un cierre por avería.