RGPD en las reservas: cómo tratar los datos de tus clientes

Qué datos personales maneja un restaurante sin darse cuenta

Cuando piensas en protección de datos, es fácil imaginar algo lejano, de bancos o de hospitales. Pero cada reserva aceptada online ya trae nombre, teléfono y correo del cliente. Si además pides una señal con tarjeta para fechas señaladas, ahí entra un dato de pago. Y si recoges alergias para avisar a cocina, estás tratando un dato de salud, que el RGPD considera categoría especial y exige un cuidado todavía mayor que el resto.

No hace falta tener una base de datos enorme para estar sujeto al RGPD: basta con guardar el nombre y el teléfono de quien reserva. La diferencia entre cumplir y no cumplir no es el tamaño del restaurante, es si sabes para qué guardas cada dato y durante cuánto tiempo.

La base legal: para qué puedes usar cada dato

El RGPD exige que haya una razón legítima para tratar un dato, y en un restaurante casi siempre es la misma: necesitas el nombre y el teléfono del cliente para poder gestionar su reserva (confirmarla, avisarle de una lista de espera o contactarle si hay un cambio). Eso cubre lo esencial del día a día sin pedir nada más.

Para todo lo que no sea estrictamente gestionar la reserva (mandar ofertas, apuntarle a una newsletter, guardar su historial para fidelizarlo) necesitas su consentimiento explícito, algo distinto y adicional al simple hecho de reservar. Marcar una casilla aparte, no premarcada, es la forma más segura de pedirlo.

Los alérgenos son datos de salud: cuidado extra

Las alergias que recoges al reservar son imprescindibles para la seguridad del cliente, pero no dejan de ser un dato de salud. Eso significa dos cosas en la práctica: que debe llegar únicamente a quien lo necesita (sala y cocina, no todo el equipo ni ningún listado general) y que no debes conservarlo más tiempo del que dura la relación con ese cliente si no va a volver.

Cuánto tiempo guardar los datos de una reserva

Guardar datos "por si acaso" es justo lo que el RGPD no permite. El principio es sencillo: conserva cada dato solo mientras tenga un uso real.

• Los datos de contacto de una reserva puntual (nombre, teléfono) puedes mantenerlos mientras el cliente siga siendo activo, pero sin acumular reservas antiguas de gente que no ha vuelto en años.
• Las notas de alergias de una reserva concreta no tienen sentido conservarlas una vez pasado el servicio, salvo que el propio cliente quiera que queden asociadas a su ficha para próximas visitas.
• Los datos ligados a un pago o depósito siguen las normas de conservación fiscal, que son distintas y más largas: ahí manda la normativa contable, no el RGPD.
• Si vas a usar el historial de un cliente para fidelizarlo (ver cuánto gasta, cuándo viene), eso exige su consentimiento específico y debe poder revisarlo o borrarlo cuando lo pida.

Los derechos del cliente, explicados sin jerga

Cualquier cliente puede pedirte en cualquier momento qué datos tienes suyos, que los corrijas si están mal, o que los borres por completo. Tener esos datos repartidos entre un cuaderno, una hoja de cálculo y la memoria del encargado hace casi imposible responder bien a esa petición. Tenerlos en un único sistema de reservas, con un histórico claro por cliente, es lo que te permite contestar en minutos en vez de buscar durante días.

El resto son obligaciones de información que debes tener publicadas (quién trata los datos, con qué fin, cuánto tiempo y cómo ejercer los derechos). Esa es la política de privacidad que toda web que recoge reservas tiene que mostrar de forma accesible, no escondida al final de una página que nadie abre.